Debemos convertir la exigencia de las autoridades fiscales, en cuanto a utilización de la factura electrónica, en una oportunidad para alcanzar mayor eficiencia. Hace ya un tiempo largo las autoridades fiscales de diferentes países en América Latina, vienen avanzando imponiendo el uso de la “Factura Electrónica”. Inicialmente haciéndola obligatoria para diversas actividades, por ejemplo servicios, y prometiendo su extensión a todas las actividades económicas. Las empresas alcanzadas han tomado esto como un “impuesto” más, y en general, a “desgano” están utilizando el mecanismo.
Todas las compañías pueden utilizar el mecanismo de factura electrónica. La opción de adherir al régimen es una posibilidad abierta prácticamente a cualquier empresa. Desde luego que no es el objetivo cumplir con una formalidad más, sino por el contrario, utilizar un procedimiento, que con el impulso de la autoridad de contralor, permitirá mejorar la eficiencia de aquellas firmas capaces de aprovecharlo.
Desde este punto de vista, más de una empresa, que en algunos países aún no fue exigida por la autoridad competente, debiera estar estudiando su puesta en marcha. Insistimos en aprovechar la oportunidad y obtener el retorno en eficiencia, y desde luego en términos económicos, de:
- Eliminar la impresión en papel
- Eliminar el archivo manual
- Eliminar los libros en papel
- Eliminar costos de envío (ensobrado, distribución)
- Lograr la entrega inmediata del comprobante emitido (ganando por consiguiente días en el proceso de cobro).
- Avanzar en el vínculo electrónico con la cadena comercial
En cualquier caso, aquellas empresas que lo han tomado como un “impuesto”, debieran revisar el enfoque para obtener todos los beneficios.
De la misma forma, son también interesantes las posibilidades de automatizar el procesamiento de las facturas recibidas. Claro está que aquí se depende de la relación con la cadena de suministros e incluso se depende de las características de los propios procesos de autorización y control de los comprobantes recibidos.
Pero particularmente para comprobantes, que en la mayoría de los contextos de procesos de negocios vinculados a la compras, son tomados como “servicios generales”, la posibilidad de automatizar su registro a partir de un único estándar en el intercambio electrónico, impuesto “de facto” por la autoridad de control, representa una buena opción.
Sin dudas avanzar en estos aspectos posiciona a la empresa para avanzar en otras facilidades vinculadas al intercambio electrónico de datos, tales como:
- Procesamiento de pedidos/órdenes de compra de clientes
- Auto consulta de estado de cuenta por parte del cliente
- Consulta de existencias de inventario
Esta es una oportunidad más para eliminar tareas que no agregan valor al cliente. Es una oportunidad y una necesidad que se impone para lograr eficiencia. No acceder a estos beneficios potenciales significa perder en la carrera permanente con la competencia que sí adopte estas facilidades.
Por Eduardo Kirchuck –Inteligencia y Tecnologías S.A.
