Cuando se dispone de información pero no es confiable, muchas veces, es mejor no tenerla. Si se ha invertido tanto en un proceso de implementación, ¿qué falta para lograr tener un dato contemporáneo y confiable?
Calidad del dato
Para que un ERP (Enterprise Resource Planning) y la cadena de suministro funcione correctamente es indispensable contar con datos de calidad e información confiable, de ello también, en buena forma, depende el la integridad y la consistencia de un ERP, y por ende su futuro como solución integral.
¿Por qué se habla de la integridad y consistencia como elementos de continuidad?, se debe a que en una organización cada departamento funciona y opera logrando salir adelante con las tareas asignadas. Es decir, a nivel macro se podría percibir que los departamentos funcionan de forma homogénea, están razonablemente alineados y tienen la misma información.
A nivel micro, existe información como son datos específicos, comentarios, actualizaciones y modificaciones, que cuando un área encuentra altamente burocrático o depende de otra que no tiene el compromiso por capturar un dato de calidad, hará que esa área en cuestión genere un sistema paralelo con cierta información, convirtiéndose en un silo y/o coto de poder, algunas veces intencionalmente y otras simplemente sucede. Esto se produce entre otras causas por:
- Procesos truncos donde se pierde la continuidad.
- Por algunas deficiencias en la implementación, derivados de no haber considerado todos los elementos que requiere una función.
- Burocracia o demasiados controles.
- Áreas con distintos niveles de compromiso por la generación de información.
- Una visión parcial de la importancia del dato.
Si la implementación no cuenta con el involucramiento, el análisis y consenso sobre cómo manejar la información, va a terminar siendo una tarea que se cumple, pero la operación se llevará en paralelo en hojas de cálculo o similares. Otro aspecto, es el no contar con un proceso de depuración interdepartamental, es decir, muchos usuarios se preocupan por el dato mientras les sirve, pero no actualizan o no dejan limpio el dato que sirve de inicio de otro proceso.
La solución a esto es el manejo holístico de la información y la aplicación de análisis de los procesos para detectar la información incorrecta, sus fuentes y la forma de mitigar esto. Diversas técnicas para eliminar procesos innecesarios, burocracias, así como el establecer controles y depuraciones es un elemento clave para la integridad y utilidad de la información.
Por Alberto Reyes www.tecro.cl