Cuando las compañías deciden incorporar soluciones tecnológicas, deben tener en cuenta muchos aspectos para resguardar su inversión y asegurarse que la opción escogida de ese software ERP responderá a la demanda puntual de la empresa. La búsqueda de la solución adecuada para el perfil de la compañía debe mejorar la organización de los procesos, así como aportar estructura y metodología de trabajo.
Cuándo es necesario invertir en tecnología
Es ahí donde los sistemas ERP son los que mejor se posicionan para darle fluidez a los procedimientos y facilitar la toma de decisiones. Pero ¿Cómo saber cuándo es el momento indicado para invertir? ¿De qué depende?
Los motivos son varios y de diferentes orígenes:
- La coyuntura económica del país y la situación de la compañía en particular (mayor competencia, reducción de márgenes, condiciones impositivas más duras, etc.). Es fundamental analizarlos, ya que son factores que tienden a modificar el desarrollo del negocio.
- El crecimiento de la organización se da en forma desordenada y no orgánico.
- El crecimiento es desproporcionado respecto de los procesos administrativos y burocráticos, en relación a la estructura de la empresa.
- Falta de gobernabilidad.
- Dificultad para obtener la información adecuada en tiempo y forma que permita tomar decisiones estratégicas de manera oportuna.
- Información de gestión no confiable.
Una vez analizado el panorama de la compañía y su entorno es necesario evaluar el proceso de implementación de la solución ERP, pero ¿Cómo debe ser la transición y de qué manera se debe capacitar al personal?
Cuando una compañía toma la decisión de invertir en una solución ERP, debe tener en cuenta que el requisito básico no solo es el presupuesto con el que cuenta, sino también la disponibilidad de recursos humanos capacitados y un estado de flexibilidad para revisar la forma en que se resuelven los procesos, ya que luego de la implementación, los mismos se modificarán notablemente.
El punto más importante es analizar cuáles son las áreas de la compañía que más demandan un cambio en los procesos. Aquí se deben evaluar las necesidades a satisfacer planteadas por cada departamento, y si verdaderamente coinciden con la solución que ofrece el proveedor del sistema. De esta manera, se puede medir el impacto sobre cada área, sea si responde a un requerimiento nacido de ella, sea si se le impone una nueva estructura de los procesos, respecto de la cual se pueden presentar algunas reticencias.
La solución de gestión a implementar debe contar con la flexibilidad, adherencia a los procesos de la compañía, y el alcance funcional adecuado para lograr maximizar la inversión y capitalizar su implementación.
En definitiva, al evaluar la inversión en soluciones tecnológicas, en especial sistemas de gestión ERP, se debe elegir un socio estratégico al cual se debe analizar y observar, el foco debe estar puesto en si el producto ofrecido verdaderamente satisface las necesidades y mejora los procesos de la compañía. Se trata de una alianza a largo plazo, en la cual la simbiosis y empatía deben percibirse desde un primer momento como garantía de una productiva y fructífera relación.
Por Guillermo Vivot, Director General de Softland Argentina
